Facturación

¿Qué es una Factura Rectificativa? Tipos y emisiones

factura rectificativa

La mayoría de vosotros habéis tenido alguna experiencia con facturas erróneas, con el nombre del comprador mal escrito, con algún dato incongruente por error de tipeo, etcétera. ¿Qué se hace en esos casos? ¿Debo pagar por un error que no he cometido como comprador? Para casi todo en la vida existe solución y en este caso se llama factura rectificativa y son más comunes de lo que podáis imaginar.

La factura que recibimos al momento de hacer una compra es considerada como una factura ordinaria pese a que su importancia es alta, ya que justifica la compraventa de algún bien o servicio. Además, una factura expone con detalle los elementos vinculados a la transacción, como la cantidad y el valor de cada uno, así como su total.

Pese a que estamos en pleno siglo XXI y cada vez el proceso de facturación es más automático, aún seguimos siendo humanos y los errores pueden aparecer en cualquier momento. En caso de recibir una factura que presente un error de cualquier índole, como algún dato mal escrito o la suma de algún producto que no estaba estipulado en la compra, se debe emitir una factura de este tipo.

¿Qué es una factura rectificativa?

La factura es un documento de índole fiscal y con validez legal que sirve de comprobante al momento de vender o adquirir un producto. Su uso es obligatorio y debe expresar los datos de ambas partes, los números de identificación, los impuestos, entre otros. Esta se emite cuando la factura original presente algún error en las cuentas o no cumple con los requerimientos mínimos establecidos por la ley. En otras palabras, toda factura no puede ser eliminada del registro una vez emitida, y si esta posee algún error, sea de la índole que sea, debe emitirse una segunda factura corrigiendo la primera y dejando huella de lo sucedido..

Esta factura debe emitirse lo antes posible, por tal motivo es deber de todo ciudadano prestar máxima atención a las facturas recibidas, así como de cada ítem expuesto en ella. La ley de España ofrece un plazo máximo de 4 años desde el momento en que se devenga el impuesto, aunque, en la práctica, lo mejor es notificar al emisor de la factura cuanto antes del error, y de ser valedera la apelación, este estará obligado a emitir la factura rectificativa.

¿Cuándo es obligatorio emitir esta factura?

Existen varias circunstancias que lo dictaminan: cuando la cantidad del impuesto del valor agregado (IVA) está mal calculado, cuando la factura ordinaria no cumpla con los requisitos establecidos en los artículos 6 y 7 del reglamento de obligaciones de facturación y, cuando se originan situaciones que modifiquen la base imponible del IVA establecidas en la Ley 37/1992 en su artículo número 80.

Si en un principio no se conocen estas leyes, lo mejor es indagar por cuenta propia o buscar asesoramiento para esclarecer estos puntos, ya que resulta común ignorar estos temas y muchas veces se termina pagando más impuesto del que se debería. Además, si alguno de los datos profesionales de las partes involucradas está mal escrito o por el contrario existe ausencia de información pertinente, es necesario exigir una factura rectificativa. No obstante, si se ha cometido un error en la factura original y no se ha liquidado el IVA, se puede emitir una nota de crédito y hacer una nueva factura.

factura rectificativa

¿Cuáles son los elementos que debe contener?

El reglamento de facturación emitido en el año 2012 es bastante explícito con este tema, pero resumiendo, se podría decir que este proceso de facturación correctiva  debe contener los mismos elementos de la factura original para hacer del trámite algo rápido y fácil de identificar cuando se estén haciendo los procesos contables correspondientes.

Debe incluir una sección en la parte superior donde se identificará el emisor con sus respectivos documentos legales. También, debe especificar a qué factura hace referencia la corrección indicando el número de esta, aunque no se deberá confundir, con el número propio de la factura de rectificación, pues este tipo de facturación posee numeración propia. Finalmente, se tiene que describir el impositivo y la cuota repercutida, teniendo en cuenta que esta no tendrá IVA dado que el mismo, se detalla en la original.

¿Cuántas clases de facturas rectificativas existen?

En esencia, los tipos de facturas rectificativas que existen, son lo mismo, pues su concepto no cambia y es el de rectificar una operación que en principio contuvo alguno de los errores previamente mencionados, no obstante, se podrían diferenciar en la aplicación que esta pueda tener. A continuación algunas de las aplicaciones más comunes de estas facturas.

La factura rectificada sobre fecha de facturación o error en la numeración, tiene cabida cuando alguno de estos datos contiene errores o existe ausencia de estos, siendo dos de los datos más importantes a la hora de dejar por escrito una compraventa.

La factura rectificativa para facturas impagas, ocurre cuando hay incumplimiento de parte del comprador al cancelar la deuda pese a que ya se ha emitido factura y por tanto importe del IVA. En este caso, esta tiene el poder de recuperar el IVA adelantado, siempre y cuando, se elabore cumpliendo con los requerimientos que la Ley exige: la factura deberá poseer una base imponible de valor 0. El IVA será descrito con signo negativo ya que buscamos recuperarlo y deberá ser el mismo monto que se expuso en la factura original. Además, se deberá explicar al final de la factura, de forma breve y concisa, el número y la fecha de la factura original, así como el IVA a descontar, en conformidad con lo expresado en la Ley del IVA en su artículo número 80. Se deberá cumplir con todos los requisitos sino, la Agencia tributaria no nos devolverá el dinero gastado en el IVA.

Otro tipo de factura bastante común en este campo de la rectificación, es la factura rectificativa negativa por devolución. Ocurre cuando el comprador desea devolver alguna mercancía comprada previamente. En este caso, al igual que en el anterior, la factura deberá contar con un signo negativo porque al final es dinero que se deja de ingresar. Esta factura deberá expresar detalladamente la mercancía devuelta así como su valor, cantidad, fecha de venta y fecha de devolución. En el caso de tratarse de la venta de un servicio es sumamente complicado, porque casi siempre, la Agencia Tributaria pedirá datos adicionales acorde al caso, para verificar el procedimiento.

Finalmente, la factura más frecuente y de la que se habló al inicio del artículo, es la factura rectificada para la corrección de un importe. Ocurre cuando se da un error en el cálculo de los valores a pagar, sea en los productos (tanto en valor como en cantidad), como en el IVA o cualquier otro gasto que sea necesario reflejar en la factura. La persona que emite la factura tendrá un plazo máximo de 4 años para hacer la nueva factura y corregir el fallo. Mientras no se haga, el comprador no está en la obligación de pagar algo adicional pese a que el producto se encuentre en pleno consumo.

¿Cómo emitirla?

Se debe, primero que nada, tener claro el tema y conocer a profundidad los casos en los que amerita hacerla. Tener una facturación destinada solo a este tipo de factura, pues como bien se dijo al inicio, estas cuentan con numeración propia y, además, se debe siempre vincularla a la factura original.

Los modelos que existen de este tipo de factura no distan mucho de las facturas ordinarias y no necesitan un formato rígido ni cuadrado, lo importante es que contenga la información previamente dicha. Existen numerosos modelos por la red que pueden servir de guía y sólo basta con rellenar los campos necesarios para emitir dicha factura. Repito, se debe tener en cuenta el reglamento de facturación publicado en el año 2012 para verificar que cuenta con todo lo necesario estipulado en la ley, para que así, goce de validez fiscal.

En resumen, si ocurre algún error en la elaboración de una factura ordinaria al momento de hacer una compraventa y esta ya fue debitada y el correspondiente impuesto aplicado, se debe emitir por obligación, una segunda factura denominada por la ley como factura rectificativa. Esta factura está directamente vinculada con la factura original y su finalidad es corregir, ajustando las cuentas necesarias y explicando brevemente el motivo por el cual se hace. El formato en que estas  facturas se emiten es muy simple, y lo que realmente importa es cumplir con la Ley que exige un mínimo de datos para que tenga validez fiscal, los cuales son: cálculo de los importes necesarios, errores en los cálculos del impuesto, fallas en el número de la fecha o de la factura, ausencia de algún dato relevante en la compraventa. Además, se debe señalar el número de la factura original así como los datos necesarios de la transacción.

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