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¿Cómo preparar una nómina de trabajadores?

pago a trabajadores

Una nómina es un documento que contiene la información fundamental referente al pago de trabajadores, deducciones e impuestos.

Si estás leyendo esto muy probablemente has decidido incursionar en tu propio negocio, y ha llegado el tiempo de asignación de salarios a los trabajadores. Quizás te veas obligado a encargarte de este asunto tú mismo por tratarse la tuya de una pequeña empresa, y por lo tanto requerís minimizar gastos para salir a flote.

El cálculo de las nóminas es un proceso importante para el desarrollo de tu empresa, y debes ser cuidadoso, ya que en temas de pagos un error puede desencadenar en conflictos. Para ayudarte a desarrollar adecuadamente este documento, a continuación, te mostramos los aspectos más relevantes que debes tener en cuenta. Como sabrás, sobre el salario de los trabajadores recaen un conjunto de deducciones asociadas a los impuestos correspondientes, y al fondo de ahorro de la seguridad social.

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¿Qué información debe contener una buena nómina?

Si tomamos la definición literal que describe este documento, una nómina es sencillamente el documento donde se plasma el salario que percibe un trabajador en forma periódica, dependiendo del régimen de pago que habéis acordado. Sin embargo, no es tan simple como escribir en un papel el monto a cancelar, hay que seguir una serie de lineamientos, y agregar información fundamental para darle legalidad al formato.

En líneas generales, se deben incluir los datos del trabajador (nombre, DNI), fecha de ingreso a la empresa, el salario base, las deducciones (aportes a la seguridad social y retenciones de IRPF) y el salario neto a devengar.

Una característica relevante de la elaboración de nóminas, es que el encargado debe conservar los registros de estos documentos, ya que forman parte de la contabilidad de la empresa. Por este motivo, es importante que su desarrollo sea efectuado en forma consciente, ya que cualquier error permanecerá registrado dentro de la empresa, y puede acarrear consecuencias.

Elaborar el formato de una nómina

Aunque existen softwares especializados para este fin, requieren la contratación de un servicio privado, por el que deberás pagar. Y seguramente, si te has determinado a aprender sobre el tema de nóminas de trabajadores, aparte de la necesidad de estar enterado, muy probablemente lo que motiva es la necesidad de ahorro.

Considerando esto, podemos recomendarte que tomes el control de tu trabajo, y realices tú mismo el formato del documento valiéndote de la herramienta fundamental de Microsoft Office: Excel.

A través de una hoja de cálculo puedes formular cálculos repetitivos en forma ordenada, de igual manera puedes clasificar la información, lo que hace manejable grandes volúmenes de datos.

En esencia los cálculos inherentes a una nómina no presentan mayor complejidad, se reducen a simples operaciones aritméticas, y al cálculo de porcentajes para realizar las respectivas deducciones. Lo que es importante para armar el formato de cálculo, es que tengas en claro los porcentajes de los impuestos que todo trabajador debe declarar.  

Si sientes, que el procedimiento es complicado, y no sabes cómo comenzar, puedes encontrar muchos ejemplos de formatos de nóminas en la web que puede servirte de guía.

Elementos de una nómina

Para realizar el formato, debes tener en claro los elementos a ubicar en la hoja de cálculo, por ello te daremos una descripción detallada de los elementos que deben estar presentes en una nómina en forma obligatoria:

Datos de identificación de la empresa

Antes que nada, en la parte superior del formato debemos incluir una casilla de identificación de la empresa. Debemos incluir todos los datos relevantes como lo son:

  • Nombre de la empresa.
  • Número de información fiscal (NIF), este constituye el documento de identidad de la empresa, así que debe estar incluido en todos los trámites de importancia.
  • Código de la cuenta donde se realiza la cotización.

Datos de identificación del trabajador

Es muy importante identificar en forma correcta al trabajador, a fin de delimitar en forma clara a quien concierne el cobro de esa nómina. De esta manera garantizamos la transparencia del procedimiento. Del trabajador incluiremos:

  • Nombre completo.
  • DNI
  • Número de afiliación en el sistema social.
  • Fecha a la que corresponde el abono (o intervalo de tiempo al que se refiere el pago)
  • Puesto ocupado, se refiere a la labor que desempeña en la empresa. Adicional a esto podríamos incluir la categoría o grupo profesional (grado de instrucción).
  • Ingreso a la empresa (antigüedad).
  • Número de contrato (código).

Salario bruto

Acto seguido, especificaremos el salario bruto que devenga el trabajador, esto quiere decir el salario integral, sin ser sometido a deducciones. Este valor es muy importante ya que sobre él se realizan todos los cálculos de los impuestos a ser cancelados. También se deben declarar los beneficios económicos por concepto de prestaciones económicas y beneficios extra salariales, bonos etc.

Deducciones

En esta sección se incluyen las deducciones por concepto de impuestos ante la seguridad social y el IRPF. En la siguiente sección te explicaremos de qué va el tema del cálculo.

Firma del trabajador

Es importante que el trabajador firme el documento en señal de acuerdo con el salario devengado. Esto da legalidad al documento.

Cálculos asociados a una nómina

Como se explicó con anterioridad, nuestra base de cálculo la constituye el salario bruto del trabajador, en base a este se efectuarán todos los cálculos. En términos generales podemos decir que las deducciones se obtienen de la determinación de un porcentaje sobre la base del cálculo, si tienes en claro los porcentajes a aplicar, se trata de un procedimiento sencillo que gira en torno a una misma formulación.

Para definir el salario base, es común que se establezca una retribución en función del tiempo. En la nómina se debe definir el salario como una retribución en base a un intervalo de tiempo.

Son dos los conceptos que influyen en el cálculo de deducciones: retenciones de Seguridad social e IRPF.

Seguridad social

No podemos decir que existe un porcentaje fijo correspondiente al cálculo del aporte a la seguridad social, ya que el mismo tiende a variar de acuerdo a las condiciones del contrato del trabajador. A continuación, te mostraremos los casos más habituales:

  • Contratos temporales: Los trabajadores que se desempeñan bajo esta modalidad realizan un aporte del 6,4% de su salario base.
  • Contratos indefinidos: Para ellos aplica un porcentaje del 6,35%.

Para hacer el cálculo utilizando Excel, la formulación la realizarás colocando el signo igual (=) seguidamente seleccionarás la casilla que contiene el salario bruto, multiplicarás por el porcentaje correspondiente al tipo de contrato y dividirás entre 100. Al teclear “enter” el programa te arrojará el valor deducible. A continuación te mostramos la formulación del cálculo que debes ejecutar en Excel:

=Salario bruto*%Seguridad social (6,4% o 6,35%)/100

Impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF)

Este impuesto experimentará variaciones en su porcentaje por factores inherentes a la situación personal del trabajador. El estado civil, y las personas en estado de dependencia a su cargo, determinan el recargo que recibirá la persona de este impuesto.

Para facilitar su cálculo la agencia tributaria, desarrolló una calculadora que permite el cálculo del IRPF de cada uno de los trabajadores.

Pagos extras

Es común en las empresas ofrecer los denominados complementos salariales, los que constituyen bonificaciones asociadas a factores como la antigüedad, desempeño, metas alcanzadas, etc. Generalmente el porcentaje de estos bonos es determinado por el patrono, aunque también pueden ser el producto de negociaciones entre trabajadores.

Los porcentajes reflejados como resultado de pagos extras deben ser sumados al salario bruto, a diferencia de los porcentajes calculados por seguridad social e IRPF que son descontados del salario.

Percepciones no salariales

Constituyen las retribuciones de los gastos en los que ha incurrido e trabajador para cumplir sus funciones, y sobre los cuales la empresa realiza aportes. Los conceptos más habituales de estas son por comida y transporte. Cabe destacar, que estos montos constituyen parte del salario, y están sometidos a la aplicación de impuestos.

Sueldo neto

Constituye la cantidad total a ser percibida por el trabajador, una vez se han aplicado sobre el salario bruto las deducciones y aportaciones. Una vez hemos definido los valores correspondientes a los porcentajes aplicados simplemente restamos (o sumamos según sea el caso) los aportes a los impuestos, y los beneficios aportados.

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