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¿De qué trata el libro de visitas?

libro de visitas

Aunque a partir del mes de septiembre del año 2016 se promulgó un decreto que derogaba el carácter obligatorio de este requerimiento, es importante aclarar cuál es su función e importancia.

Un libro de visitas representa un espacio en el que se reflejan las visitas recibidas dentro del establecimiento comercial donde se ejecuta una actividad económica, por concepto de inspecciones o fiscalizaciones. Este libro constituye un registro de estas actividades, permitiendo controlar su desarrollo.

Con el paso del tiempo, su utilización se ha visto mermada, por lo que ya no representa un requisito que debes tener a la mano durante el desarrollo de inspecciones a fin de evitar sanciones.

Decreto del 12 de septiembre: En el año 2016 fue promulgada una orden del Ministerio de Empleo, en la que solicitaba que el uso de este libro fuera dejado de lado. La documentación de las visitas recaería entonces en la figura del inspector, el cual se encargaría de hacer extensivo el reporte de la inspección (diligencias) valiéndose de medios electrónicos. Se ha definido como causa de esta decisión a una medida de reducción de costos, ya que las cargas administrativas reportadas por este concepto ascienden alrededor de los 700 millones de euros.

¿Qué es el libro de visitas?

Corresponde a una herramienta de carácter tradicional en la que se detallan los motivos de la realización de inspecciones y  las observaciones más resaltantes de estos procedimientos. Su uso se remonta al tiempo en que fue creada la figura de la inspección del trabajo, resultante de la necesidad de establecer orden y control de las actividades de naturaleza comercial dentro del territorio.

Un libro de visitas permite mantener el historial de fiscalizaciones recibidas, permitiendo al oficial encargado ponerse al día con los resultados de las evaluaciones anteriores, permitiéndole constatar que fueron implementadas las observaciones y recomendaciones extendidas en visitas previas.

Anteriormente era obligatoria la presencia de este libro en forma perenne en establecimientos donde se ejecutaran actividades económicas. Los libros no podían desecharse bajo ningún concepto, ya que esto era causal de la implementación de una sanción.

Información reflejada en el libro de visitas: Fecha de la inspección, nombre, jefe de la inspección, causas de la visita, etc.

En cada establecimiento de actividad comercial se requería la presencia de un libro de esta naturaleza, si la empresa contaba con varias filiales, cada una de ella debía contar con  uno propio para efectuar los registros en forma particular. Incluso aquellas personas que efectuaban actividades remuneradas desde casa debían disponer de uno, ya que en el caso de una fiscalización el inspector le haría la solicitud.

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Formato 

Aunque pueda prestarse a confusión, este no se constituye en una libreta cualquiera, ni en una hoja de cálculo. Se trata de un formato acreditado del que debemos hacernos en los establecimientos autorizados para su venta. También pueden ubicarse en librerías.

Los libros de visitas de tipo electrónico son aplicaciones informáticas que cumplen la función de la versión en papel, pero ofrecen la ventaja de reducir el gasto de material, desorden y complicaciones para realizar el archivo de información. La sustitución de la forma tradicional por la electrónica debe ser autorizada por las autoridades del trabajo y de la seguridad social. A continuación te comentamos los requisitos que debes consignar para realizar la transición del sistema tradicional al electrónico:

  • Poseer lector de tarjetas inteligentes: este instrumento funciona con las denominadas Smartcards o con el DNI.
  • Se debe instalar un equipo de controladores asociado al Ministerio de empleo.
  • Se debe solicitar el alta en el sistema LVe.

El formato electrónico no siempre ofrece ventajas, ya que algunos usuarios manifiestan que resulta engorroso para implementar su uso.

Registro 

Mientras su uso estuvo en vigencia, este libro debía ser validado. Esto quiere decir que una vez adquirías la libreta con el formato aprobado para tal fin, debías acudir a la Inspección Provincial de Trabajo y Seguridad Social para proceder al registro del mismo.

La presentación del documento ante las autoridades pertinentes era lo que daba validez a este, y lo certificada para el uso en el establecimiento comercial. La destrucción y/o sustitución del libro por otro que no correspondiera con el registro, se consideraba como una falta grave.

La renovación del libro por causa de culminación de hojas se efectuaba partiendo de la presentación del anterior como aval de que en efecto se requería una nueva libreta.

En la primera hoja del libro, el jefe de la inspección habilitaba su uso sellando cada uno de los folios.

Importancia del libro de visitas

Llevar todos los trámites asociados a tu negocio con orden, reporta grandes beneficios. La realización de registros, evita problemas que pueden decantar en sanciones, y que están asociados a descuidos y olvidos. La presentación de la información en forma escrita y siguiendo patrones de organización nos permite estar preparados en todo momento para recibir visitas y fiscalizaciones.

El tener en claro los procesos que involucran tu negocio te permitirá expresarte con propiedad ante las autoridades que ejecutan las inspecciones.

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¿Es obligatorio?

En el pasado el uso de este libro era obligatorio, y constituía un causal para la emisión de sanciones, sin embargo, hoy en día su uso es de tipo opcional, ya que como se estableció con anterioridad el carácter obligatorio del mismo fue derogado en septiembre del año 2016 por las autoridades del ministerio del trabajo, en una acción de reducción de carga administrativa.

Sin embargo, es importante que conserves los libros de visitas que aún se encuentran dentro de la vigencia de los 5 años, ya que en las sucesivas fiscalizaciones recibidas pueden solicitártelos.

Reporte de diligencias

Tras la derogación del uso de los libros en el año 2016, se empezó a operar a través de la emisión por parte de inspectores de las denominadas diligencias. Estos documentos electrónicos contienen un reporte que define el panorama encontrado durante la realización del proceso de fiscalización. Es deber de la autoridad al frente del procedimiento la descripción objetiva de las condiciones y aspectos que  fueron sometidos a evaluación, manifestado las expectativas versus la realidad en la que se desenvuelven las actividades en la empresa. También pueden incluirse recomendaciones para el empresario.

Pese a tratarse de un documento electrónico, debe archivarse y conservarse debidamente durante un lapso de 5 años, según la información difundida por el Ministerio del empleo, ya que durante las sucesivas visitas, puede solicitarse la presentación de los antiguos reportes de diligencias.

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