Empresas

7 conceptos básicos de la gestión de almacenes a saber

gestión de almacenes

Generalmente, las empresas físicas cuentan con un almacén donde ya no solo se guardan productos, debido a que ahora estos integran un departamento de servicio que organiza el soporte funcional de la empresa. A través de estos se controla, custodia y resguarda la cadena de suministros que abastece y distribuye el material con el cual se trabaja en las compañías.

Para mantener un orden en estos espacios que ya incorporan una parte importante dentro de la empresa, se debe aplicar una gestión en los almacenes con la que se mantenga un orden en la provisión de los materiales y el proceso de producción en relación a los pedidos de los clientes y los consumidores, es decir, que regule la frecuencia en la entrada y salida de los productos.

Todo esto se logra a través de inventarios que ordenen la administración del almacén; parte de esto se logra siguiendo una serie de pasos que van desde el momento que los consumidores o clientes realizan la solicitud del pedido, hasta el momento en que culmina con la entrega del producto. Algunos de estos pasos se ejecutan de la siguiente manera:

  • Formular una solicitud de materia prima al suministro de la planta
  • Ya abastecidos de materia prima, se genera una orden de organización
  • Con el producto ya almacenado se realiza una muestra del inventario que se ha ejecutado
  • Posterior a esto, da inicio a la asignación y distribución del producto para quienes lo han solicitado

Una vez aclarado este punto tan indispensable, pasaremos a mostrarte los 7 conceptos básicos de la gestión de almacenes que necesitas saber para mantener una buena equidad en tu empresa o compañía, lo que posteriormente te llevará a un mejor manejo del tema y de tu economía.

gestión de almacenes

Explicación de concepto de gestión de almacenes

1er concepto básico

Gestión de almacenes: La gestión de almacenes es el proceso que se encarga de facilitar la labor del departamento de producción y del departamento de compras, a manera de proteger los productos y además, controlar la manipulación y traslación de mercancía, logrando de esta forma, la obtención de una mayor reducción en los costes. También se define como la técnica de recibir, acumular, conservar y manejar los materiales en el almacén hasta el momento de su distribución y consumo.

Es importante destacar que para lograr una buena Gestión de Almacenes, se deben cumplir algunos pasos que aportarán fiabilidad a la información:

  • La recepción: es el proceso que gestiona el control de lo que sale y entra en el almacén, esto incluye organización en las devoluciones, descarga de la mercancía y validez física a través de los archivos.
  • El almacenamiento: Se encarga de distribuir correcta y ordenadamente la mercancía dentro del almacén.
  • El control de inventario: este va dirigido a controlar y enumerar la producción y colocación de los materiales existentes en las instalaciones y que el stock esté al día.
  • La preparación de los pedidos: integra la segmentación de la mercancía de acuerdo a las características correspondientes de cada material (lote, fecha de vencimiento, fecha de manufactura, etc)
  • El despacho: se encarga de controlar y gestionar la salida de los productos a través de la inspección en los archivos, revisión del producto y envío de la mercancía a su debido destino.

De igual forma, la gestión de almacenes mantiene un soporte que va fragmentado en dos puntos específicos:

A.- La información para gestión: Se obtiene a través de una revisión periódica, la cual debe integrar los siguientes datos:

– Datos técnicos de los productos almacenados

– Datos relativos a los medios disponibles

– Procedimientos e instrucciones de trabajo

– Evolución de Indicadores

– Registros de la actividad diaria

– Perfiles y requisitos de los puestos

B.- Visibilidad y Trazabilidad de los Productos: Este abarca la organización, colocación y ordenamiento de la mercancía en los almacenes, lo que facilitará su ubicación al momento de ser despachado; para esto es necesaria la aplicación de dos factores:

– Codificar la mercancía: todos los productos que son debidamente ordenados en el almacén, estarán identificados y registrados en el sistema con una clasificación según su característica y ubicación.

Codificar el almacén: Cada establecimiento, depósito, zona, bodega, ubicación y nave deberá contar  con una codificación estratégica que marque la diferencia entre los almacenes adyacentes.

2do concepto básico

Sistema de almacenaje: El sistema de almacenaje es un factor importante dentro del negocio ya que, mediante el correcto uso o aplicación de este, obtendrás los beneficios directos. Sin embargo, la escogencia entre diversos sistemas puede generar una mayor validez la cual dependerá de las características y dimensiones en cada uno de los productos.

También, existen agentes clasificatorios como los números en la mercancía y la ubicación del espacio donde se realizará el almacenamiento. La correcta aplicación del sistema ayudará a disminuir los gastos de una manera considerable, ahorrando el capital económico en espacio y tiempo, además del capital humano con el cual las labores administrativas serán menos y proporcionarán una reducción benéfica en los inventarios del almacén, relacionados con la carga laboral.

En este punto también aplica la herramienta de almacenaje dentro de los establecimientos, la cual dependerá del producto que se esté manejando. En un caso de pequeñas estructuras, las cajas son ideales para su organización y distribución. Por otro lado, el uso de estantes también es fundamental debido a su tamaño, lo que permitirá una mejor visualización de los artículos en diversos tamaños, o de las cajas en diferentes dimensiones.

Esta última incorpora un medio estratégico sencillo y económico, que proporciona un fácil acceso a la mercancía obtenida, las cuales deberán estar debidamente identificadas y clasificadas para su rápida ubicación. Los estantes pueden ser metálicos o de madera, dependiendo de la cantidad y peso de los productos que deba soportar.

gestión de almacenes

3er concepto básico

La recepción: Este es un concepto clave y estratégico ya que va directamente relacionado con la compra y obtención del producto. Esta abarca el transcurso donde el material que es enviado por el proveedor entra al almacén, posteriormente es registrado en el sistema de almacenaje, clasificado y embalado en el establecimiento, para luego ser distribuido a cada uno de los consumidores y clientes.

El cumplimiento de este concepto básico aportará credibilidad a tu cliente y será una estrategia clave para mantener la fidelidad de los mismos en tu empresa; además, se divide en 3 etapas para la facilidad de su aplicación:

1.- Chequeo visual externo: se verifica si la mercancía ha llegado en buen estado y no muestra signos de manipulación, y si es la cantidad que ha sido solicitada.

2.- Documentación de comprobación: se formalizará un documento relacionado con el pedido de adquisición para realizar una revisión y conteo de la mercancía, en este serán anotadas las cantidades, referencias y caducidades que puedan disminuir posibles errores en la obtención del producto.

3.- Chequeo interno del producto: Se procede a separar y segmentar el material recibido de acuerdo a su forma, cantidad y tamaño para verificar que cada uno de los productos coincide con lo que se ha solicitado y así ubicarla y ordenarla para un fácil acceso a la hora de esta ser despachada.

4to concepto básico

El coste de almacenamiento: Este se encarga de administrar los gastos e inversiones que se realizan en el almacén de la empresa, incluyendo seguros, salarios de los empleados, suministros, maquinaria de transporte y alquiler de las instalaciones. Además, a esto se le suma el costo del almacenamiento por cada uno de los artículos, dependiendo del periodo de duración que permanezca en la estantería.

En caso de que los productos estén organizados y distribuidos correctamente, por lo cual has logrado la ampliación de los espacios en el almacén, evitarás desperfectos en la mercancía y al mismo tiempo pérdidas económicas por cada producto.

5to concepto básico

Clasificación y codificación: Consiste en clasificar cada uno de los productos de acuerdo a su dimensión, forma, cantidad o peso, asignando un espacio determinado en las estanterías del almacén donde la mercancía obtendrá una codificación necesaria que suministre los datos necesarios al momento de solicitarla. A través de este concepto, podrás influir en dos etapas específicas de la empresa:

1.- Perfecciona la salida de cajas: Obtendrás mayor fluidez si logras mantener un equilibrio entre las ventas y los gastos.

2.- Perfecciona el servicio de atención al cliente: Organiza un equipo que mantenga el control en relación a la competitividad y la cantidad de ventas, el cual deberá acceder rápida y eficazmente a los pedidos del consumidor o cliente.

6to concepto básico

El Inventario: En esta fase nos encargamos de efectuar un conteo periódico de todos los productos que están en la estantería y cuales poseen menor cantidad según sus características.

A través del inventario obtenemos una respuesta rápida sobre la disponibilidad del producto, al igual que evita errores en el almacén, lo cual podría generar pérdidas económicas  a la empresa.

Esto ayuda a obtener la precisión de los datos en tiempo real, disminuyendo así numerosas tareas que logran el control mediante la programación y organización.

7mo concepto básico

Tipos de almacenes: Estos son clasificados de acuerdo a su gestión y diseño:

  • Almacén Convencional: Utiliza bloques empaquetados que generen la disponibilidad del producto en cada una de las estanterías, al igual que la forma en la que se transporta.
  • Almacén compacto: Está basado en un sistema de organización donde los productos están segmentados de forma semejante.
  • Almacenaje dinámico: Se enfoca en el sistema de almacenaje más tradicional, usando estanterías móviles que roten los productos a través de rodillos.

Dejar un comentario