Facturación

La factura proforma y su importancia

factura proforma

Los acuerdos comerciales que se suscriben entre partes, requieren, para garantía y bienestar de la relación, de soportes escritos que sirvan como documentación  física escrita de las condiciones y términos en los que se define la transacción. En estos se especifican con claridad los acuerdos y compromisos que esta representa para cada una de las partes integrantes.

Supongamos que deseas recibir un servicio o adquirir un bien, pero deseas evitar ese momento incómodo en que decides pagar y descubres que se escapa de tu presupuesto. Para tal fin, muchas personas optan por solicitar un documento previo con la cotización del servicio, de esta manera pueden plantearse un panorama claro sobre el costo. La factura proforma garantiza las condiciones de una transacción.

Es común que en un sentido práctico se establezca una analogía entre los conceptos de la factura proforma y de los presupuestos, ya que en esencia la información que proporcionan es la misma: un desglose del costo de cada uno de los servicios solicitados con el importe individual, y el monto global que corresponde pagar. La diferencia entre un presupuesto y una factura proforma radica en que en términos legales el presupuesto no tiene ningún tipo de validez, en tanto la proforma si lo tiene, ya que es un documento que acredita el desarrollo de una actividad.

Es importante señalar que una factura proforma es diferente de una factura fiscal, ya que no tiene validez como aval de transacciones, la función de la proforma es meramente informativa, y establece un compromiso.

factura proforma

¿Qué es una factura proforma?

La proforma también podríamos definirla como una factura provisional, ya que consiste en un acuerdo preliminar establecido entre las partes en la que quedan sentadas las condiciones en las que se desarrollará la transacción final. En esta encontraremos los siguientes elementos:

  • Encabezado con la respectiva identificación de que se trata de una factura proforma.
  • Fecha de emisión.
  • Datos de la empresa: Nombre, NIF, dirección, datos de contacto.
  • Datos del cliente
  • Descripción del producto o servicio, con el respectivo costo.
  • Base imponible
  • Impuesto al valor agregado y deducciones.

Como es evidenciable, la proforma es una especie de borrador de lo que puede constituirse como una factura formal. Es la constancia del establecimiento de un pacto entre las figuras proveedor- cliente.

¿Cómo identifico una factura proforma?

Aunque pueda ser semejante en estructura a la factura fiscal, tanto en lo que se refiere al orden de la información, como en lo referente a la presencia de una numeración referencial. Lo primero que la identifica es que en alguna parte del documento (usualmente en el encabezado) se puede leer la identificación “PROFORMA”. El propósito de esta distinción consiste en evitar confusiones con los documentos fiscales, los cuales deben ser empleados en la mayoría de los trámites de declaración de impuestos.

El resto de los detalles de forma y contenido se apegan a la estructura que maneja el documento fiscal. Incluso se evidencian los impuestos a los que se someterá la transacción.

Características de la factura proforma

¿Sabes cómo identificar una factura proforma? En este punto tal vez el tema de este documento te pueda parecer ambiguo, ya que a simple vista no existe diferencia fundamental entre las facturas fiscales y la proforma. A continuación estableceremos las características fundamentales de una factura de este tipo a fin de evitar futuras confusiones:

  • La proforma es un documento informativo, no es comprobante de una transacción comercial propiamente dicha, sin embargo si determina el indicio de una actividad comercial.
  • Legalmente este documento tiene validez, y determina que hubo un acuerdo preliminar entre las partes, y de incumplir con el compromiso establecido podrían ejercerse acciones.
  • Pese a presentar semejanza con los documentos fiscales, no forma parte de la contabilidad de la empresa.
  • No está sometida a trámites de declaración fiscal.
  • Se trata de un documento de validez provisional, perdiendo su validez al ser emitida la factura fiscal en forma.
  • Puede presentar numeración, pero esta obedece más a efectos de organización interna que a una exigencia del organismo tributario. En la mayoría de los casos, no son enumeradas ya que se trata de un documento que perderá su validez.
  • Es el documento que deja constancia del acuerdo establecido entre las partes, que resume las condiciones en las que se efectuará la transacción fiscal.

Importancia de la factura proforma

Este documento con validez legal ofrece protección a las partes que forman parte del acuerdo. Imagínate que te acercas a una empresa, prestador de un servicio o proveedor, preguntas el precio que tienes que pagar para acceder a un bien, y la siguiente vez que te acercas te consigues con que las condiciones han cambiado: el precio ha variado, la calidad, los beneficios. Te acercas al proveedor y manifiestas que ha ocurrido una modificación, pero no puedes ejercer ninguna acción legal, porque no posees prueba de ello.

La factura proforma te protege de este tipo de eventos; igualmente si eres proveedor de servicios, y estableciste una acuerdo de palabra con un cliente que te realizó un apartado de mercancía, debes sellar ese trato con un documento que te proporcione soporte en caso de que el cliente decida no cumplir con el acuerdo de pago, ya que en estos casos podrás ejercer acciones legales que te indemnicen por el agravio.

¿Cuándo debo usar una factura proforma?

Es aconsejable que los acuerdos establecidos con cierto carácter de seriedad entre las dos partes de una transacción comercial, sean expresados en forma escrita. Aunque muchas personas suelen avalarse en la figura de un presupuesto, esto no es aconsejable puesto que esta figura no ofrece un respaldo legal.

La factura proforma promueve el cumplimiento de los compromisos establecidos, propiciando el buen desarrollo de este tipo de actividades, evitando el incumplimiento de acuerdos entre las partes.

Una vez se ha efectuado el pago, el documento proforma será sustituido por uno de tipo fiscal, que pasará a constituir un registro de la actividad comercial.

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