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¿Qué es el control de stocks y por qué es importante para tu empresa?

En este mundo globalizado se hace necesario trabajar organizado para mantener a los clientes satisfechos y evitar pérdida de dinero, por lo que mantener un efectivo control de stock permite elevar la imagen empresarial, y por ende crear confianza en nuestros clientes. En este sentido, la correcta gestión del inventario juega un papel fundamental para lograrlo.

El cliente siempre tiene la razón y por ende, hay que cuidarlo, porque a la hora que decida confiar en nuestra empresa hay que darles respuestas satisfactorias y oportunas para mantenerlo satisfecho. Sólo imagina por un momento, la sensación de una persona que luego de haber elegido un producto, tenga que decirle que ya no quedan más unidades o si ha hecho una compra por internet tenga que esperar varias semanas hasta que llegue el pedido porque el producto está agotado. Eso hay que evitarlo a toda costa.

Situaciones como la arriba planteadas, se deben a una mala gestión de almacén y de inventario y pueden estropear notablemente nuestra imagen de cara a un cliente, amén de hacernos perder plata. Por todo lo expuesto, el control de stocks es un elemento esencial a la hora de gestionar un negocio, ya sea físico o una tienda online.

¿Qué es la gestión de stocks?

Es la actividad y el empleo de capital y recursos para planificar, organizar, dirigir y controlar los productos y materiales almacenados con el fin de ofrecer un servicio constante a la demanda existente con la máxima fiabilidad, rapidez, versatilidad y calidad al menor coste posible.

El objetivo es, por tanto, garantizar que siempre haya la mayor cantidad de productos disponibles en el almacén y que a la hora de que un cliente lo solicite podamos proporcionárselo a la mayor brevedad posible. No siempre resulta sencillo, encontrar el equilibrio entre las salidas o ventas y las entradas o pedidos a proveedor. La venta es imprevisible y depende exclusivamente de los consumidores, mientras que las entradas de productos sí está en nuestras manos, supone regular la frecuencia y tamaño de los pedidos que se realizan sin quedarnos cortos ni tampoco pasarnos de inventario, que finalmente si no se equilibra, también pudiera generar pérdidas.

Lo ideal sería que el flujo de entrada sea igual al de salida, pero es algo prácticamente imposible, predecir lo que los clientes requieren y en qué cantidad lo van a solicitar en el negocio, por lo tanto, hay que tratar de que el nivel de existencias sea mínimo sin que se produzcan rupturas. Además de satisfacer al consumidor, el control de stocks es muy importante para tu empresa por muchísimas razones.

Ventajas

  • Ahorrar dinero: se reducen gastos asociados al espacio, de mercancía que puede quedar obsoleta si no se vende.
  • Reducir costos de almacén: si los productos están mejor distribuidos y se optimiza el espacio; además de evitar pérdidas o deterioros, el gasto será mucho menor.
  • Vender más: si ofreces un servicio de calidad a tus clientes y siempre estás preparado para hacer la venta, conseguirás vender más.
  • Mejorar el servicio al cliente: un almacén que funciona bien puede dar salida a todos los pedidos que lleguen de forma rápida y eficiente. Esto nos hace ser más competitivos y, probablemente, generar un mayor número de ventas a medio plazo.
  • Mejorar tu flujo de caja: necesitas vender tu producto cuando antes para recuperar el dinero que invertiste en tus proveedores. Si eres capaz de equilibrar las ventas y el gasto, tendrás mayor liquidez.
  • Minimizar tareas administrativas: los inventarios de almacén, y otras tareas asociadas, requieren de mucho tiempo. Sin embargo, una gestión de almacén correcta reduce la carga de trabajo.

El control interno en las empresas, tiene como objetivo resguardar los recursos de la empresa o negocio evitando pérdidas por fraude o negligencia, como así también detectar las desviaciones que se presenten en la empresa y que puedan afectar al cumplimiento de los objetivos de la organización.

Generalmente, las pequeñas y medianas empresas no cuentan con un sistema de administración bien definido, donde algunas veces los objetivos y planes no se encuentran por escrito sino que se trabajan de manera empírica, a medida que vaya viniendo vamos viendo, invirtiendo sin planificación, creando departamentos a medida que surgen las necesidades, entre otras cosas.

Esto puede llevar a que se presenten situaciones no previstas con un impacto financiero que algunos casos puede ser devastador, como malversación o pérdida de activos, incumplimientos de normas legales o impositivas que generen un pasivo contingente, fraudes asociados a información financiera fraudulenta que podrían dañar la reputación de la empresa. Toda esta situación puede evitarse o prevenida, gestionando un control interno adecuado que permita aplicar mecanismos correctivos a tiempo y, sobre todo, evitar desvíos de materiales porque un eficiente control detecta cualquier irregularidad.

También es importante aclarar que el tamaño de la empresa o la organización no es un factor que defina la importancia o existencia del sistema de control, ya que en empresas con un solo dueño que toma las decisiones, participa en la operación y lleva el sistema contable, también debe contar con un sistema de control interno.

Un adecuado control interno permite optimizar la utilización de recursos con calidad para alcanzar una eficaz gestión financiera y administrativa, logrando mejores niveles de productividad al máximo, porque todo está a la mano a la hora de chequear con qué se cuenta y dónde están cada uno de los productos.

Estos controles pueden ser llevados de manera automática en las áreas de ventas y cobranzas, ya que la información generada en estos sistemas contabiliza en línea los registros financieros. En este caso, se requiere menor cantidad de personas involucradas en los procesos administrativos y se podría dotar de personal a otras áreas que aumenten la productividad del negocio, como ser ampliar el área comercial para obtener incrementos en los niveles de ingresos.

Contar con un sistema de control actualizado en las áreas básicas de la empresa, permite la oportunidad de alimentar el sistema de información, así como ayudar a la adecuada toma de decisiones a fin de facilitar que las auditorias tanto de gestión como financieras sean efectivas.

A la hora de sumergirse en el mundo de los negocios es necesario estar claros de que el control interno en las empresas es una tarea ineludible para aquellos que desean lograr competitividad, ya que una empresa que implemente adecuadamente controles internos disminuye la posibilidad de errores y fraudes en la información financiera.

Otro aspecto importante es que cuando una empresa lleva un adecuado control administrativo,  los entes reguladores la catalogarán como una organización que cumple las leyes y regulaciones, esto a su vez generará un impacto positivo en su negocio, pudiendo inclusive atraer a inversionistas que apuesten al crecimiento integral de su negocio.

Finalmente, debemos estar claros de que la obtención de utilidades reside en gran parte en la generación de ventas, ya que son el motor de cualquier empresa. Se recomienda un registro detallado de los procedimientos de obtención y recibimiento de las partidas de bienes, para asegurar que se mantienen niveles adecuados de inventarios, que no se dupliquen los pedidos y que la calidad del producto sea consistente.

Controles recomendados:

  • El orden de los inventarios
  • La compra de inventarios
  • La recepción de la mercadería en el depósito
  • Almacenamiento.

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