Facturación

¿Cómo hacer una factura?

cómo hacer una factura

Una factura es un documento mercantil, donde se refleja la descripción del producto o servicio prestado, y el importe del mismo. Este documento fiscal establece las condiciones en las que se desarrollan las transacciones compra-venta, y de por sí establece un acuerdo entre las partes involucradas.

La realización de una factura sigue en conjunto de lineamientos, y debemos ajustarnos a ellos, ya que su implicación en el aspecto fiscal puede acarrear severas sanciones de parte de Hacienda.

Los elementos que debemos reflejar en una factura incluyen: datos del prestador del servicio o vendedor, datos de comprador o persona objeto, precio unitario, precio total, descuentos aplicados e impuestos aplicables a ella.

Cómo hacer una factura en Excel

Microsoft Excel es un programa que en su interfaz nos provee una hoja de cálculo, la cual podemos someter a modificaciones, desarrollando formatos que se ajusten a lo que requerimos.

  1. Lo primero que debemos hacer es delimitar la sección de nuestra factura. Para ello, lo primero que debemos hacer es irnos a zona de la interfaz inferior izquierda, y seleccionamos la modalidad “diseño de página”, de esta forma garantizamos que todo el trabajo que efectuaremos se ajusta al formato de impresión.
  2. Seleccionamos el área que va a abarcar la factura, en este paso, el lineamiento de su extensión es establecido por las características propias del producto y gustos personales de quien la elabora. Lo importante es que el tamaño permita especificar todos los elementos exigidos.
  3. Elaboramos el membrete con los datos del proveedor del servicio. Los detalles de forma dependen del gusto personal, puedes centrar, o colocar justificado a la izquierda (La opción de combinación de celdas, ubicada en la parte superior izquierda central de la barra de herramientas puede serte de gran utilidad). Lo importante es que incluyas los siguientes datos:
  • Número de factura (Debe ser correlativa).
  • Lugar y fecha de la emisión de la factura.
  • Nombres y apellidos del vendedor.
  • NIF.
  • Datos de contacto: número telefónico, correo electrónico.

Para personalizar la factura, puedes agregar un color de fondo al membrete, y delimitar la información con bordes, esto te permitirá presentar la información con orden.

  1. Datos del cliente. Debemos delimitar una zona donde ubiquemos los datos del cliente:
  • Nombre y apellidos
  • NIF
  • Dirección
  • Datos de contacto: dirección y correo electrónico

cómo hacer una facturaAl igual que en el apartado anterior, puedes valerte de las herramientas de relleno de contornos, delimitación de bordes y tipo de fuente, para personalizar la factura a tu gusto.

  1. Detalle producto/costo: Ahora definimos la sección donde detallamos el producto y su valoración. Delimitamos la zona, considerando que “el concepto” es donde expresamos el detalle de la producto o servicio, por lo tanto, debemos darle un buen espacio. A su derecha declaramos el “importe”.

Una técnica para evitar que la lectura de la factura se haga tediosa es el proceder a alternar colores entre celdas.

En la casilla base imponible, haremos una operación de SUMA, de manera que se vean reflejadas en ella la sumatoria del producto. Para ello:

  • Hacemos clic en fx (Insertar función)
  • Seleccionamos “SUMA”
  • Escogemos toda la fila correspondiente al importe
  1. Finalmente incluimos los detalles de totalización que incluye la sumatoria del importe de los productos (subtotal), impuesto al valor añadido (IVA), retenciones, descuentos y finalmente la totalización.

IVA y retención: En Excel debemos acceder a la función PRODUCTO (haciendo clic en fx), y seleccionamos la casilla con la sumatoria de la base imponible y la multiplicamos por la casilla donde vaciamos el IVA (debe colocarse en porcentaje)

En caso de no desear seguir todo este procedimiento, existe una forma abreviada, en la que simplemente debes seleccionar el ícono de la lupa que sale en la barra de herramientas (en la parte superior izquierda), y allí escribes facturas, y Excel te mostrará una serie de plantillas que puedes escoger. Para elaborar tu factura mediante esta metodología, debes tener conexión a internet.

Cómo hacer una factura proforma

La factura proforma puede considerarse como un preliminar a la factura definitiva. Este documento contiene todos los detalles con los que posteriormente se realizará la factura definitiva.

Este documento informativo, tiene como requisito fundamental, el incluir la palabra “PROFORMA” en el membrete de una forma muy visible, de modo que no creen confusiones con las facturas reales. Este documento le permite al cliente evaluar la oferta del vendedor, en una forma clara.

Si vas a realizar una factura de este tipo debes incluir:

  • Encabezado donde se establezca en forma clara que se trata de una factura PROFORMA.
  • Identificación del proveedor del servicio (Nombre, NIF, dirección y datos de contacto).
  • Identificación del cliente.
  • Datos del producto y su importe.
  • Cantidad total a ser cancelada por el cliente.

Puedes hacer uso de Microsoft Excel, siguiendo una metodología análoga a la explicada en el apartado anterior, pero ajustando los datos correspondientes al modelo proforma.

Cómo hacer una factura electrónica

Una factura electrónica sustituye el método tradicional de facturación en el que, para la emisión del comprobante, se requería la impresión de la misma.

Formatos generados

  • Documento XML: Es un formato de firma electrónica, el cual le da al remitente un acuse de recibido para respaldar la operación.
  • Documento PDF: Permite la emisión de la factura en forma visual, sin respaldo de firmas.cómo hacer una factura

Elaborar y enviar una factura electrónica

Primero que nada, debemos aclarar que existen tres maneras de generar una factura electrónica:

  • A través de un programa informático diseñado para este fin.
  • A través de un intermediario que preste el servicio.
  • Elaboración de la factura por parte del cliente (autofacturación).

Programa de facturación Facturae

Existen programas desarrollados por empresas privadas, a los cuales puedes acceder tanto en forma gratuita, como mediante el pago de un membresía, sin embargo, existe una aplicación que fue desarrollada por el gobierno de industria, energía y turismo, y consiste en una interface a la que el usuario puede acceder en forma gratuita a través del portal “facturae.gob”.

  1. Descargar programa en el portal facturae, a través de la opción descarga de aplicación de escritorio. Una vez allí debes seleccionar la modalidad que se ajuste a tu sistema operativo (Linux, MacOS, Windows).
  2. Darse de alta como proveedor de la administración que generará las facturas en la base de datos de la plataforma FAce (se recomienda el uso del navegador Yahoo).
  • Clic en la pestaña proveedores.
  • Seleccione opción “alta en nuevos proveedores” (se requiere la instalación de un certificado digital que identifique la autenticidad de la empresa o autónomo, el mismo es otorgado por la agencia tributaria).
  • Llenar datos en formulario generado.
  • Clic en enviar: te debe dar un mensaje de que has sido dado de alta.
  1. Abrir el programa facturae, previamente descargado en la computadora.
  2. Ir a configuración de factura, y rellenar los datos correspondientes al smtp server de tu correo electrónico (lo puedes ubicar en Google). Y predeterminar el asunto con el que deseas que FAce identifique los envíos.
  3. Seleccionar “generar factura”, y debemos configurar el número de factura. También debemos completar los datos inherentes a una factura, como lo son la fecha de expedición. Es importante acotar que solo los datos identificados con un asterisco son de carácter obligatorio.
  4. Insertar “persona nueva”, y otorgamos los datos que nos solicita el formulario.
  5. Declarar concepto de la factura: en este paso se define el producto que será facturado.
  6. Luego especificamos el importe de IVA, y acto seguido se generará el importe total.
  7. Ajustar datos de pago: Importe y descuentos. También aclaramos el tipo de pago (en caso de ser por transferencia especificar número de cuenta).
  8. Finalmente seleccionamos la opción “firmar”. Mediante esta opción se carga directamente a la plataforma FAce, cargándose en el historial de “emitidos”.

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