Facturación

¿Cuáles son las diferencias entre albarán y factura?

Existen términos que hay que saber diferenciarlos hasta en el más mínimo detalle, y mucho más cuando se trata del mundo de las finanzas y la economía, porque los negocios son asuntos muy serios y la omisión de una norma o ley no impide su cumplimiento.

Por ejemplo, el albarán y la factura son documentos que en algunas circunstancias pueden confundirse, aunque tienen usos muy diferentes. Según el diccionario de la Real Academia Española, el albarán es una “nota de entrega que firma la persona que recibe una mercancía”, mientras que la factura es una “cuenta en que se detallan con su precio los artículos vendidos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir su pago”.

Se puede decir entonces que la diferencia entre uno y otro documento es el albarán justifica la entrega de un producto, pero no tiene efectos tributarios ni validez fiscal, a diferencia de la factura que justifica el pago de una transacción y sí tiene efectos tributarios y validez fiscal.

El albarán es un documento mercantil que emite el proveedor, con la finalidad de acreditar y justificar la entrega de una mercancía, a manera de una prueba de que ese determinado producto llegó a su destino porque también debe llevar la firma del destinatario o de la persona que recibe. El valor ni siquiera es necesario especificarlo allí porque para eso va a acompañado de su respectiva donde sí se detallan pormenores de costo, impuestos y todo lo que en estos casos debe acompañar un documento que garantice el pago acordado.

Origen de la palabra albarán

Albarán es una palabra procedente del árabe hispano “albará” y éste del árabe clásico “barā’ah”, la prueba o el justificante. Dentro de la compraventa, el albarán sirve como prueba documental de la entrega de los bienes.

Otros nombres

En algunos países de América Latina se lo conoce como guía de remisión, y puede tener valor para efectos tributarios (fiscales) al igual que la factura.

  • En España equivale a un sustento de entrega.
  • En Argentina, equivale a un comprobante obligatorio que acompaña la mercancía en tránsito y documenta su entrega al receptor.
  • En Bolivia y Paraguay, se utiliza como nota de remisión o nota de entrega.
  • En Chile, recibe el nombre de guía de despacho. Es obligatorio para transportar la mercancía, pero aquí sí tiene efectos tributarios cuando constituye venta.
  • En Costa Rica, también es reconocida como una nota de entrega.
  • En México y Colombia, se conoce como nota de remisión y puede incluir cantidades y montos, siempre y cuando el cliente lo requiera.
  • En Guatemala se le conoce como nota de entrega o envío.
  • En Perú equivale a una guía de remisión. Se utiliza obligatoriamente por disposiciones estatales para el traslado de los productos del proveedor al cliente o entre almacenes de una misma empresa.
  • En República Dominicana y Cuba, se denomina despacho.
  • En Honduras, es un comprobante de entrega.
  • En Uruguay se le conoce como remito.
  • En Venezuela recibe el nombre de nota de entrega o guía de despacho.
  • En Ecuador es guía de remisión o nota de entrega.
  • En Panamá equivale a una nota de entrega o lista de empaque.

Usos del albarán

Sirve para que el comprador compare con el pedido, a fin de controlar si la mercancía está completa y sí es el material solicitado, a efectos de su posterior facturación. Además le sirve al vendedor, como constancia de haber entrega la mercancía, conforme a lo solicitado por el cliente.

El albarán se extiende, como mínimo, por duplicado y contiene una lista de los artículos suministrados, aunque se acostumbra elaborarlo por triplicado para que al transportista también le quede una constancia de la operación realizada. En algunos países, es posible que también exista una copia para el organismo estatal de control, claro siempre y cuando en esta zona tenga validez tributaria. Además se puede usar para efectos de inventario.

Requisitos

  • Pueden cambiar según las regulaciones de cada país y los efectos de comercio.
  • Lugar y Fecha de emisión.
  • Nombre y número de orden del comprobante.
  • Nombre y domicilio del vendedor y del comprador.
  • Número del documento de identificación fiscal según corresponda; ingresos brutos; Fecha de inicio de actividades y condición frente al Impuesto al Valor Agregado del emisor.
  • Número del documento de identificación fiscal según corresponda y condición frente al Impuesto al Valor Agregado del destinatario.
  • Detalle de la mercancía solicitada.
  • Lugar de entrega.
  • Medio por el cual se envía (flete).
  • Firma de la persona que recibe.
  • Fecha de emisión del formulario, nombre y número del documento de identificación fiscal según corresponda de la imprenta que confecciona el modelo de formulario.
  • Habilitación Municipal si aplicase por normas y numeración de los documentos impresos.

Origen de la palabra factura

La palabra factura viene del latín y significa “creación, resultado de un trabajo, hecho”, mientras que la palabra latina factura viene del verbo facere que significa “hacer”. Del supino factum llegan también las palabras facticio, factoría y factor.

Generalmente las facturas tienen tres copias y deben llevar el membrete de la empresa que vende, así como sus datos tributarios. Además, allí deben aparecer los datos del emisor y del destinatario, detalles de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos. En algunos países, la factura no tiene valor jurídico a la hora de exigir el pago de una deuda.

Facturas ordinarias

Documentan la entrega de productos o la provisión de servicios, junto con los impuestos aplicables y los precios, contienen todos los datos que requiere la normativa.

Facturas simplificadas

Documentan la entrega de productos o provisión de servicios y contienen un número reducido de datos, prescindiendo de los que identifican al comprador, aunque si el comprador desea ejercer el derecho a la deducción de IVA, puede incorporarlo. Sólo se permiten en determinados casos y para importes reducidos.

Facturas recapitulativas

Documentan agrupaciones de facturas o albaranes de entrega de un período, pero para que pueda tener validez fiscal se deben anular las anteriores.

Facturas electrónicas

En este caso, es una versión electrónica de la factura, usualmente en formato XML, la cual tiene validez legal y no es necesaria la versión física del documento.

Factura pro-forma o forma libre:

Documenta una oferta comercial, con indicación de la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. No tiene valor contable ni como justificante, se usa fundamentalmente en comercio internacional para obtener licencias de importación, para la apertura de créditos documentarios o para enviar muestras comerciales.

Esperamos que con esta pequeña guía hayas aclarado cualquier duda que pudieras haber tenido con respecto a estos dos documentos tan en boga en el campo de las finanzas y el comercio.

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